Етика и основна правила пословне комуникације

Пословна комуникација је начин комуникације између људи у процесу обављања предузетничке делатности или обављања радних обавеза. То јест, ово је врста комуникације која је повезана са процесом производње производа или пружањем било које услуге и није повезана са личним или друштвеним односима између људи.

Цивилизована пословна комуникација заснива се на поштовању њених учесника одређених неписаних правила и норми који доприносе постизању циљева које су стране поставиле и одржавању добрих пословних односа међу њима, неопходних за даљу узајамно корисну интеракцију.

Главна разлика између пословних односа и било којих других је њихово регулисање. То значи присуство одређених граница у односима, одређених културним традицијама, универзалним људским моралним принципима и захтевима професионалне етике.

Етика пословне комуникације је једна од компоненти опште етике, која има све карактеристике ове друге. У општем смислу, овај концепт се може посматрати као својеврсни портфолио идеја о моралу, његовим нормама и правилима, којима се руководе људи у међусобним односима у процесу производних активности.

Основни принципи пословне етике су:

• остваривање користи од максималног броја учесника у пословном односу;
• обезбеђивање истог приступа за све стране у односу према предмету пословног односа.

У пословној комуникацији увек постоји веома оштра контрадикција између етичких норми и саме суштине предузетничке активности, коју пословни људи решавају на различите начине. У сваком случају, ова одлука се своди на једну од главних позиција:

• Суштина прагматичне позиције или принципа утилитаризма је да су етика и бизнис некомпатибилни концепти. Главна ствар је постићи максималне показатеље профита на било који начин. Предузетници који се придржавају ове тачке гледишта покушавају да избегну разговор о моралу, друштвеним обавезама и етичким стандардима.
• Цивилизован став или принцип моралног императива заснива се на чињеници да управо етика може помоћи у максимизацији профита, проширити или ојачати пословне контакте, увести и ојачати етичка правила понашања у друштву у целини, што не може а да не допринесе даљи просперитет пословања.

Пословна етика данас користи знања из различитих области (етика, психологија, научна организација рада).

Постоји неколико главних задатака етикета:

• Присуство одређених утврђених стандарда понашања и потреба њиховог поштовања поједностављују процедуру комуникације како са другим организацијама тако и унутар радног колектива, јер је много брже и лакше радити по општеприхваћеним моделима. Посматрајући пословни бонтон, учесници комуникације имају јасну представу шта могу очекивати једни од других.
• Бонтон доприноси одржавању нормалних односа са представницима спољашњег окружења организације, као и стварању радног окружења у тиму.
• Такође одржава морални комфор сваког учесника у комуникацији. У људском животу, ментална стабилност је често важнија од физичке удобности. Постојање правила професионалних односа доприноси добијању задовољства послом особе.

Основни принципи пословног етикета засновани су на чињеници да приликом доношења одлуке треба да урадите тако да се границе деловања комбинују са моралним вредностима других учесника у комуникацији и да се могу ускладити са њиховим интересима. Истовремено, координација треба да има морално оправдан циљ, за чије постизање треба користити само етички релевантна средства.

Постоји неколико основних принципа:

• Интерперсонал. Свака комуникација, па и пословна, одвија се између људи са њиховим личним карактеристикама. И упркос чињеници да комуникација између њих има професионалну оријентацију, међуљудски однос ће и даље утицати на процес интеракције.
• Континуитет. Суштина овог принципа је у покретању сталног контакта од стране учесника комуникације, ако се нађу у видном пољу једни других. Полазећи од чињенице да људи комуницирају и вербалним и невербалним средствима, они стално деле одређене информације једни са другима, којима сваки учесник у комуникацији даје своје значење и изводи своје закључке.
• Сврсисходност. Свака интеракција има одређени циљ или више циљева. Међутим, они могу бити експлицитни или имплицитни. Када говори публици, говорник има експлицитан циљ да публици пренесе одређени материјал, а имплицитан – на пример, да публици демонстрира своју изузетну интелигенцију и елоквенцију.
• Вишедимензионалност. Овај принцип претпоставља да у пословним односима не постоји само размена информација, већ и регулисање односа између страна. То јест, у професионалној интеракцији, њени учесници преносе једни другима свој емоционални став, који делује као регулатор њихових пословних веза.

На основу наведених задатака и принципа пословне етике могуће је формулисати професионална етичка правила, која су подједнако неопходна за поштовање како обичних запослених у тиму, тако и менаџера или власника предузећа.

Они су један од кључних алата за успех у професији или послу:

• Тачност и тачност. Као део професионалног или комерцијалног односа, требало би да се трудите да никада не закасните на посао, састанак или пословни састанак. На крају крајева, степен поштовања и поверења у особу која све време чека и притом губи време других људи убрзано се смањује. Такав квалитет код других говори о немогућности прилагођавања савременом ритму живота, непоузданости. Такође је важно ценити време других и не одузимати га за непотребне разговоре без њихове дозволе.
• Ефикасна организација радног простора... Радно место може много да говори о свом власнику. Јасно је да ако се одржава у реду, исто се може рећи и за мисли човека. Поред тога, значајно штеди радно време. На крају крајева, може потрајати доста времена да се пронађе потребан документ на радној површини претрпан папирима.
• Љубазна комуникација и поштовање других... У пословним односима важно је поштовати и настојати да разумете саговорника, да умете да се поставите на његово место и сагледате ситуацију његовим очима. Неприхватљиве су вређање и понижавање у професионалној сфери, викања, „јаки” изрази и безобразлук. Морате бити у стању да делујете не само у својим интересима. Истовремено, не би требало да показујете претерани алтруизам. Ова врста понашања може указивати на претерану мекоћу.

• Изглед примерен ситуацији. Увек треба да запамтите да је изглед важан део пословне комуникације. Главна ствар на слици није присуство скупих атрибута, већ уредност и уредност. Ако се у канцеларији усвоји одређени стил одевања, онда је боље да га се придржавате како не бисте изазвали негативне ставове према себи и менаџмента и колега.
• Радни став... Ако је запослени фокусиран на резултате, онда то позитивно утиче и на његову каријеру и на ефикасност компаније. Став „непажње“ никада није веродостојан. Са таквим запосленима, компанија се тешко може надати да ће остварити своје циљеве.
• Уздржани гестови. Не заборавите на свој лични простор. Пословни бонтон не прихвата тактилни контакт између учесника у комуникацији. Пољупци и додири нису дозвољени. Једино што се може десити је руковање. Такође је вредно минимизирати различите гестове и изразе лица, јер они могу лако идентификовати инсинуације или несигурност. Леђа треба држати усправно, поглед чврст, а покрети јасни.

• Правила за све. Пословни бонтон је исти за све, и мушкарце и жене. Пословна жена може и да се рукује са својим саговорником. Истовремено, она не може флертовати, бацати недвосмислене погледе или се претварати да јесте.Карактеристике карактера учесника у пословном односу не би требало да се износе у јавност. Строгост и уздржаност су основна правила која се морају поштовати у радном окружењу.
• Поштовање хијерархије... У пословној комуникацији не долази до изражаја пол, већ принцип хијерархије. Односно, статус запосленог одређује његово место на лествици каријере. Поштовање субординације једно је од најважнијих правила у пословним односима.
• Односи унутар тима... Остваривање циљева које је поставила компанија немогуће је без ефикасног тима. Добар тим се гради на исправној интеракцији између његових чланова (равноправан однос, одсуство „фаворита“ и „жртва“, недопустивост личних односа).

• Повјерљивост... Запослени треба да буду у могућности да чувају поверљиве информације, службене тајне, да не шире о стању у компанији, да прате заштиту података о личности.
• Пословни тон у словима... У преписци која се шаље у име компаније, или као одговор на било који документ, морате се придржавати правила пословне кореспонденције.

У традиционалном друштву у односу на вредности и норме пословног бонтона у организацији постоји неколико типова људског понашања:

• "дисциплинован" - запослени који је одан организацији који у потпуности прихвата норме понашања прихваћене у њој и понаша се тако да не ствара сукоб интереса (својих и предузећа).
• "прилагођавање" - запослени који се понаша у складу са општеприхваћеним нормама у компанији, али не прихвата њене вредности. Упркос чињеници да такав запослени поштује правила, он се не може назвати лојалним и лојалним компанији. У екстремним условима за њега, он може починити дело које је у супротности са вредностима компаније.
• "Оригинал" - тип запосленог који дели вредности компаније, али су норме понашања установљене у њему неприхватљиве за њега. С тим у вези, таква особа може имати сукобе са руководством и колегама. Успешна адаптација таквог запосленог је могућа само ако му компанија, као изузетак, дозволи да не поштује опште норме.
• "Побуњеник" - запослени коме су стране вредности и правила установљена у организацији. Упркос упозорењима, он руши баријере и стално се сукобљава са другима на свим нивоима хијерархије. Он негативно доживљава потребу да се придржава одређених образаца. Разлог за то може бити неспремност да се разуме важност корпоративних норми и вредности, као и недостатак потребних вештина за то.

Особености комуникације, условљене професионалним обавезама или пословном нуждом, зависе од нивоа на ком или између којих нивоа хијерархије менаџмента се јавља. Размотримо сваку врсту интеракције посебно.

Главни садржај етичких правила у комуникацији између подређеног и вође своди се на неки нагласци:

• Подређени својим понашањем треба да помогне у одржавању пријатне психолошке атмосфере у тиму и помогне свом шефу у томе.
• Покушај подређеног да води шефа сматраће се манифестацијом непоштовања хијерархијског принципа и непоштовања. Подређени има право да изрази своје мишљење менаџеру, али у исправном облику и узимајући у обзир његов положај.
• Категоричан тон у комуникацији са менаџментом није дозвољен.
• Контактирање супервизора се сматра неприхватљивим.

Карактеристике категорије односа вертикално од врха до дна одређене су правилом: са подређенима треба да градите односе онако како бисте желели да однос са вођом изгледа.

Вођа мора:

• настојати да створи кохезиван тим, настојећи да постигне заједничке циљеве;
• сазнати разлоге за потешкоће које настају у процесу професионалне активности;
• да скрене пажњу подређенима на налоге руководства које они нису испунили;
• да цене заслуге својих подређених;
• верујте својим подређенима;
• признајте своје грешке;
• третирају све запослене једнако.

Менаџер не може:

• критиковати личност запосленог;
• давати коментаре пред другим подређеним;
• показати запосленима да менаџер не контролише ситуацију.

Суштина правила бонтона која се тичу правца односа хоризонтално лежи у поштовању принципа емпатије, односно представљања себе у улози колеге.

Неки примери етикета на нивоу запослени-запослени су:

• називајте колеге именом, јер пут до изградње пријатељства лежи кроз име особе;
• осмехујте се и будите пријатељски расположени са колегама;
• покушајте да слушате колеге, а не само себе;
• третирати сваког запосленог као особу;
• односити се према колегама што је могуће непристрасније;
• покушајте да поделите одговорности приликом обављања заједничких задатака;
• не давати нереална обећања.

Још више о најважнијим вештинама пословне комуникације научићете у следећем видеу.