Фазе пословне комуникације

Комуникацијске вештине су један од најважнијих услова за успешну комуникацију међу људима, размену информација и постизање жељеног резултата. Пословни бонтон је ушао у употребу од појаве тржишних односа. Многе културе му дају посебну нишу у односима међу људима, уздижући их на ранг церемонија. И то даје плодове, јер пословни бонтон помаже да се успостави контакт са партнером, а успех предузећа у великој мери зависи од понашања људи током пословног састанка.

За разлику од обичне свакодневне комуникације, пословна комуникација има своје јасне принципе и усмерена је на постизање одређеног циља кроз договор и испуњавање обавеза. Пословно окружење омогућава успостављање нових корисних контаката од којих зависи успех предузетог посла. Али не увек будући партнери могу да саосећају једни са другима и пронађу заједнички језик.

Пословни контакт је стицање профита. Под свим осталим стварима, победник је онај ко поседује знање и правила пословног бонтона. Лако је следити пример интеракције два бизнисмена, од којих један лако и природно доводи саговорника до закључака који су му потребни, а други нема ни вештине пословне комуникације ни говорништва и принуђен је да пропусти профитабилне пословне прилике преко и поново.

Дакле, пословна комуникација је систем вештина који обухвата читав низ комуникативних понашања:

• комуникациона култура (усвојена у одређеној земљи);
• говорништво;
• пословна етика (правила и прописи);
• психологија односа;
• логика грађења говора (усменог и писменог);
• слика;
• боја гласа и интонације.

У савременом свету пословна комуникација је представљена у неколико облика одједном:

• Пословни разговор То је усмена или виртуелна комуникација између колега или партнера, са циљем да се разговара о пословним проблемима. Најчешће се разговор одвија између учесника у истој пословној области, који разумеју специфичности овог дијалога, умеју да одрже разговор на уску професионалну тему.
• Пословни састанак - јасно усмерену дискусију, чији задаци обухватају решавање актуелних организационих проблема, анализу информација доступних учесницима, изградњу линије даљег понашања, доношење и доношење одлука.

• Пословна кореспонденција - ово је службена комуникација путем пословног писма, искључујући било какву манифестацију фамилијарности или сленга. Пословно писмо је документ који садржи званичну поруку и састављен у складу са свим стандардима пословне кореспонденције. По правилу, како у папирној тако и у електронској форми, образац пословног писма је опремљен логотипом, адресним подацима предузећа или установе. Такође, пословна писма прате одређену ознаку на страници.
• Јавни говор - интеракција између говорника и публике. Ова врста пословне комуникације је изазовна и захтева вештине јавног говора. Говорник треба да буде што компетентнији у постављању питања и да има вештину ораторског говора, да заинтересује и убеди публику. По врсти излагања материјала јавни говор може бити информативни (извештај), охрабрујући (агитација), убеђујући (свечани говор).

Разумевање специфичности и значаја пословне комуникације наводи на закључак да се она може и треба научити.

Поштовање правила пословног бонтона неопходно је за успешну изградњу пословних односа између пословних партнера, колега, дипломата из различитих земаља. Пословна култура и понашање могу се упадљиво разликовати једно од другог, али постоје опште прихваћене норме понашања којих се мора придржавати свака особа која поштује себе, без обзира на припадност одређеном друштву.

• Тачност. У пословном окружењу је актуелна изрека „Време је новац“, па је кашњење на састанке и чекање саговорника врхунац неетичности.
• Обавеза. Испуњавање преузетих обавеза је основа добре репутације, без које је немогућа успешна интеракција у пословном окружењу.
• Повјерљивост. Способност чувања поверљивих података у тајности, чувања корпоративних тајни један је од услова за међусобно поверење и пуну сарадњу.
• Поштовање... Поштовање саговорника, способност слушања, прожимања оним што је речено има на располагању, отвара широке могућности за успостављање контакта. Ова вештина је такође корисна у интеракцији са запосленима и подређенима.

• Самопоуздање. Што се перцепције себе у процесу комуникације тиче, мора се умети да пронађе „златну средину“. Мирно одговарајте на критике или савете, али и да не будете изманипулисани, да умете достојанствено да сузбијете покушаје притиска, да вратите разговор на прави пут.
• говорништво. Способност да јасно изнесете своје мисли, пренесете значење говора саговорнику, без зачепљења фраза неприкладним речима и без удаљавања мисли од теме разговора. Ова способност није дата свима по природи, стога је неопходно посветити време уметности јавног говора у вашој обуци.
• Писменост. Јасноћа говора у великој мери зависи од човекове писмености, а способност писања без грешака је неопходна у пословном окружењу.
• Изглед. У савременом свету већ постоји устаљени кодекс облачења (цлотхинг цоде), који подразумева одређени облик одевања за посету радном месту, догађајима, организацијама или институцијама. Обично су то пословна одела за мушкарце и жене, стандардни сет накита и додатака. У случају прве посете непознатој организацији или догађају, требало би да се унапред информишете о прихваћеном кодексу облачења.

У структури пословне комуникације могу се разликовати четири фазе, чији редослед ће вам омогућити да постигнете максималан ефекат у преговорима.

Овде је први утисак од примарног значаја. Када се припремате за састанак са саговорником, биће корисно унапред радити са информацијама: круг интересовања саговорника, окружење и особености његове културе, правила и традиције које су важне за саговорника. Ово ће учинити да се осећате сигурније и да поштујете особине личности вашег партнера.

Правилно изграђене прве фразе су кључ успеха даље комуникације. Треба да почнете тако што ћете скренути пажњу и расположење противника на себе. Ово ће помоћи уобичајеној људској љубазности, љубазности, испољавању љубазног интересовања за особу саговорника, изговору његовог имена.

У процесу дискусије о задацима, потребно је да се прилагодите са саговорником на истом "таласу". Овај резултат се може постићи пажљивим посматрањем емоционалног стања партнера или опште емоционалне атмосфере унутар групе, када су у питању преговори са публиком.

Познавање три главна канала перцепције помоћи ће да се ускладите са саговорником: вид, слух и кинестетика (ово укључује додир, мирис, положај тела, гестове и изразе лица).

Директна концентрација на тему састанка, дискусија о проблемима и задацима. Циљ ове фазе је да се постигне договор који је најзадовољавајући за обе стране.

У трећој фази користи се неколико фаза, од којих се суштина контакта састоји:

• идентификовање мотива и циљева саговорника;
• одржавање пажње: важно је видети главну нит разговора, без скретања или скакања са теме на тему;
• аргументација и убеђивање: користи се у случају разлика у мишљењима;
• фиксирање резултата је критичан тренутак у разговору када је потребно завршити комуникацију на дату тему, без обзира на резултате, овај унутрашњи осећај долази са искуством и зависи од посматрања, способности да се јасно ухвате и најмање промене у емоционалној позадини. саговорника.

Општи утисак о сусрету формира се у последњој фази пословне комуникације и најсликовитије се бележи у сећању. Стога, способност правилног завршетка разговора може бити одлучујући фактор у даљој сарадњи.

Како да лепо комуницирате, погледајте следећи видео.