Менаџер набавке: описи послова и захтеви

У савременом друштву, професија менаџера је прилично популарна и тражена, али не сви у потпуности разумеју суштину ове врсте активности. Поред тога, многи имају донекле уопштену идеју о овом послу, а мало људи зна да је менаџерска професија подељена на много одвојених грана. На пример, ХР менаџери се специјализују за избор квалификованог особља, док менаџери догађаја базирају своје активности на организовању разних врста догађаја. Постоји и грана стручњака за набавке чије се активности суштински разликују од активности других чланова струке.

Хајде да ближе погледамо суштину активности менаџера набавке, главне одговорности посла, захтеве и друге важне нијансе повезане са овом професијом.

Менаџер набавке је прилично важан део особља сваке компаније, посебно када је реч о трговинском предузећу. Баш тако Дужности овог специјалисте укључују тражење најпрофитабилнијих трговинских понуда, комуникацију са добављачима, куповину свега потребног и израду одговарајуће документације.

У неким посебно великим компанијама за ове намене се формира чак и посебно одељење, чији запослени имају одређене, разграничене задатке, због чега је њихов рад складнији и одмеренији, јер је у цео процес укључено више особа, сходно томе постоји није журба, ризик од забуне је минимизиран. На пример, пракса распоређивања запослених у одељења је типична за организације које се баве јавним набавкама. То могу бити пољопривредни производи различитог спектра, као и различите сорте и врсте житарица. У неким случајевима, управнику може бити потребан и помоћник коме може доделити неке од обавеза за откуп житарица и других производа.

Веома често, одељења за набавку могу бити структурирана на следећи начин:

• генерални директор има водећу позицију у одељењу и главни део већине одговорности, односно, лежи на њему, што га чини одговорним за рад целог одељења;
• менаџер има неколико асистената да поједностави свој посао, који могу помоћи у проналажењу исплативих понуда и организовању састанака са добављачима.

Као и свака друга област делатности, професија менаџера набавке има своје предности, али не и без недостатака.

Неоспорне предности укључују следеће:

• стално проучавање тржишта предлога, што на овај или онај начин доприноси интензивнијем развоју професионалних вештина;
• захваљујући великом броју контаката са произвођачима различите робе и представницима продајних компанија, можете стећи добар круг познанстава која могу бити корисна у каснијем животу;
• у неким случајевима је могуће купити робу страног порекла, која се не може бирати на даљину, јер је потребно лично проверити квалитет производа; зато су стручњацима у овој области обезбеђена редовна пословна путовања у иностранство, у којима можете пронаћи и време за лично слободно време;
• ниво плате ће увек зависити лично од ваших вештина и професионализма, тако да можете бити сигурни да ће заиста квалитетан рад увек бити цењен према својим заслугама.

Међу недостацима најчешће се примећују следеће:

• веома висок степен одговорности који се додељује специјалисту - функционисање компаније у целини зависи од менаџера набавке, јер ће квалитет робе и профитабилност трансакције директно утицати на финансијски положај предузећа;
• у недостатку потребних материјала и сировина од уобичајених добављача, специјалиста ће морати хитно тражити нове, преговарати и саставити нове услове уговора;
• потребно је правилно израчунати количину робе и сировина за куповину, јер недостатак може довести до проблема у производњи, а вишак може довести до финансијских проблема.

Дужности менаџера набавке, као и функције које обавља овај специјалиста, веома су разноврсне, иако се на крају своде на једно - обављање набавки.

Хајде да детаљније погледамо шта тачно ова врста професионалаца ради:

• као што је раније речено, главна одговорност је обезбеђујући предузеће свим потребним за његово функционисање;
• сваки запослени у набавци, мора знати како да одржава добре пословне односе са постојећим добављачимакако пронаћи нове профитабилне понуде;
• припрема пријава у садашњем времену, што ће указивати на будуће наруџбе - један од главних задатака;
• процеси снабдевања морају бити пажљиво праћени, посебно када је у питању сарадња са новим добављачима, стога у функционалне одговорности менаџера спада и праћење испорука;
• поред тога, специјалиста мора стално пратити тржиште снабдевањатражење нових добављача, као и праћење промена у асортиману старих;
• према нивоу продаје, који се може повећати или смањити, потребно је и кориговање количине купљеног материјалатако да не настане ситуација са његовим недостатком или вишком;
• веома је важно пратити нове понуде редовних добављачајер је у таквим случајевима могуће договорити повољније услове трансакције;
• у случају куповине било које категоричне сировине, на пример, за производњу хране или за ресторан, потребно је да се уверите у квалитет робе, као и датум истека;
• и, наравно, неопходно је на време реши финансијска питањада би се избегли дугови према добављачима.

Тражиоци посла који желе да своје активности повежу са овом професијом треба да буду свесни да постоје одређени захтеви који се односе не само на професионални стандард, већ и на личне квалитете. Без свеукупности свих захтева и одређеног нивоа компетенције, немогуће је постати прави професионалац у својој области.

Наравно, особа на таквом положају мора бити веома изванредна и имати активну, самоуверену животну позицију. Ово је неопходно за тражење профитабилних комерцијалних понуда које задовољавају потребе компаније. Поред тога, чврсто унутрашње „језгро“ ће помоћи у компетентној интеракцији са конкурентима и одржавању здраве конкуренције. Самопоуздане особе које поседују и такве квалитете као што су друштвеност, позитивност и друштвеност много ће лакше преговарати и наћи заједнички језик са директним партнерима.... Менаџер набавке са аналитичким умом моћи ће лако да реши и најтеже проблеме, ако не у корист своје компаније, онда бар не на њену штету.

Одговорност и тачност помоћи ће у интеракцији са шефовима и партнерима, јер су то особине које ће вам помоћи да изгледате професионалније у очима других. Брзо учење, посвећеност, као и висок ниво ефикасности су особине које ће вам помоћи да се развијете у професионалном пољу и остварите бржи развој каријере.

Постоје и многе друге особине личности које професионални агент за куповину мора имати. Али у овом случају су представљени основни квалитети, без којих је немогуће постати поуздан специјалиста у својој области.

Што се тиче знања и професионалних вештина, овде је све мало компликованије. Чињеница је да можете без неких личних квалитета ако специјалиста течно говори о професионалним вештинама, али послодавац једноставно не може затворити очи пред одсуством чак ни неких од њих, чак и ако имате веома атрактивне личне карактеристике.

Специјалиста мора имати следећа знања и вештине:

• пре свега професионални стандард дефинише потреба за високим образовањем из менаџмента, захваљујући чему ћете знати све суптилности рада, барем у теорији, ако нема практичног искуства;
• немогуће је без одређеног нивоа обуке у питањима пословних преговора; посебно су цењени запослени који су завршили курсеве обуке у овој области, где се детаљно проучавају све суптилности и важне нијансе процеса;
• у неким случајевима можда ће бити потребно радити са веома великим количинама различитих информација, стога, прави професионалац треба да буде добро упућен у материјал и да може брзо да пребаци пажњу са једног задатка на други;
• Осим тога, потребно је да имате знања из области логистикекао и да имају одређени ниво знања из области грађанског и привредног правног система;
• добродошли познавање цена, поуздано коришћење персоналног рачунара и искуство у продаји.

Без сумње, сваки специјалиста треба да има специјализовано образовање у својој области, што му омогућава, барем у теорији, да стекне представу о позицији коју ће заузети у будућности. Али многи људи често мисле да је за рад у сектору набавки довољно имати само диплому која потврђује квалификације у области менаџмента. Ово мишљење је погрешно, јер је неопходно имати ужа, специјализована знања о овој области. Чак и ако имате диплому менаџмента, свакако треба да прођете курс преквалификације или да похађате курс додатне едукације из области управљања набавкама и посебно се упознате са јавним набавкама, који се суштински разликују од комерцијалних активности приватних предузећа.

Поред тога, многи послодавци се залажу за спроводјење редовних обука за своје запослене, у циљу унапређења њихових квалификација и ажурирања знања у складу са променљивом ситуацијом на тржишту и у привреди земље. Требали бисте бити спремни на чињеницу да када добијете ову позицију у било којој компанији, апсолутно било ког формата и обима, у почетку ћете своју каријеру започети плаћеним стажирањем, по чијем успешном завршетку већ можете да се сматрате пуноправним менаџером набавке... У будућности, како запослени не би изгубили мотивацију за рад, шеф би требао заинтересовати специјалисте, пружајући им прилику за развој каријере. На пример, у великим компанијама где постоје читава одељења за набавку, можете започети своју каријеру као млађи специјалиста, затим унапредити у средњег или вишег стручњака и постепено напредовати до позиције шефа одељења.

Да би сви кандидати обратили пажњу на вас, потребно је саставити компетентну биографију, у којој ћете бити представљени у најповољнијем светлу за послодавца.

Размотрите следећа основна правила за писање животописа:

• не развлачите причу о себи и својим достигнућима на неколико страница; информације треба да буду сажете и разумљиве;
• строго је забрањено искривљавање чињеница, с обзиром на вашу стручну спрему и радно искуство, будући да ћете ове податке морати да документујете уз помоћ дипломе о стручној спреми или радне књижице;
• дизајн мора бити холистички, стога се препоручује коришћење истих техника за истицање свих важних детаља, као и један фонт;
• да унапред добије наклоност послодавца, препоручује се да приложите своју фотографију уз свој животопис; најбоље је ако је то професионални снимак, где сте представљени на прилично модеран, али дискретан начин;
• биографија треба да буде чиста у смислу интерпункције и правописа, као и да имају одређени фокус - препоручљиво је да на почетку назначите позицију и ниво накнаде којој тежите;
• показатељ личних достигнућапримљено на претходном месту рада такође је добродошло.