Канцеларијски менаџер: ко је он и чиме се бави?

У савременом пословању ниједна компанија са канцеларијом не може без посла канцеларијског менаџера. Ова позиција укључује администрирање и управљање канцеларијским радом у организацији.

У суштини, канцеларијски менаџер је ту информативну и водећу карику где се спајају и решавају сви радни моменти компаније. Он комуницира између шефа и подређених, информише обичне запослене о документима које је потписао шеф, комуницира са клијентима компаније, прати преписку, прати учинак компаније и обезбеђује канцеларију са канцеларијом, извршава директна упутства директора и његових заменика. .

Канцеларијски менаџер је запосленик који читавој канцеларији обезбеђује потпун ток посла. Опис професије ће вам помоћи да боље разумете суштину посла.

Према класификатору професионалних занимања и радних места запослених, професија канцеларијског менаџера и његове дужности значајно се разликују од професије секретара. Канцеларијски менаџер је, пре свега, организатор пословног простора компаније, менаџер и администратор у једној особи. Професија секретара подразумева његову подређеност одређеној особи (директору, заменицима директора, највишим менаџерима) и вођење само његових послова.

Менаџер канцеларије контролише сав текући рад канцеларије, углавном папирологију. Монитори непрекидно рад канцеларијске опреме, обезбеђује запосленима у компанији канцеларијски материјал, благовремено ставља до знања запосленима наредбе, наредбе и саопштења у канцеларији, које издаје руководилац, прихвата долазне телефонске позиве, по потреби води календар састанака и путовања директора. У овом случају, радно место се зове „менаџер канцеларије са секретарским функцијама“.

Будући да посао управника канцеларије обухвата организационе, информативне и административне радње, у његове радне обавезе спадају и одређени функционални задаци. Управо у томе лежи запошљавање и суштина делатности канцеларијског менаџера, који мора:

• припремити канцеларијски рад за нови радни дан: проверити рад телефона, рачунара и канцеларијске опреме, доступност потрошног материјала (папир, допуњени кертриџи за штампач);
• контролу, одржавање чистоће у канцеларијским просторијама, усклађеност са санитарним стандардима (потпуно осветљење, вентилација, температурни услови у просторијама), проверите рад сплит система;
• благовремено набавити канцеларијски материјал и обезбедити им канцеларијске раднике на време;
• наручити воду за пиће, детерџенти, тоалетни папир, салвете;
• контролишите тренутни ток документа: припрема потребне документе, извештаје, радне материјале неопходне за пуноправан рад канцеларије, решава друге радне моменте и задатке;
• свакодневно прати рад возача и курира;
• према упутствима старешине, руководилац канцеларије је одговоран за расподелу одговорности међу запосленима, поставља задатке за њих, скреће им пажњу на потребне радне информације, утврђује ниво њихове одговорности, анализира ефикасност добијеног резултата;
• израчунати и проценити месечне финансијске трошкове за одржавање канцеларије, прати његово спровођење;
• води евиденцију о времену, број дана и сати рада сваког запосленог у календарском месецу, благовремено пренети евиденцију радног времена у рачуноводство за обрачун плата;
• прати поштовање радне дисциплине: о чињеници кашњења, превременом напуштању посла, одсуству запослених, обавестити руководство предузећа, водити евиденцију о кршењу и непоштовању правила облачења;
• организују састанке, регистровати и помоћи посетиоцима у решавању њихових питања.

Главне надлежности менаџера канцеларије укључују припрему и вођење преговора, састанака, састанака:

• он мора да изврши припрему свих потребних материјала, обезбеди присуство свих заинтересованих лица на догађајима, води записник са састанка;
• водити преписку са клијентима и партнерима фирме, послати материјале;
• рад са долазном и одлазном канцеларијском кореспонденцијом, регистровати га, бавити се испоруком;
• пружају помоћ и помоћ запосленима у решавању конфликтних и спорних ситуација;
• координирати канцеларијски рад на крају радног дана проверити канцеларијску опрему, осветљење, сплит системе, клима уређаје за њихово искључење из напајања;
• у неким случајевима, руководилац канцеларије је одговоран за проналажење и запошљавање нових запослених (поставља информације о потребним слободним радним местима на посебним сајтовима, прегледава биографију, врши предодабир кандидата, води интервју);
• писмено или телефоном обавештава потенцијалне клијенте о цени робе и услуга по ценовнику;
• саветује о локацији одељења компаније, њихове функције;
• одржава базу купаца предузећа;
• обавља послове одржавања сајта, постављање огласа о роби и услугама, наручује сувенире, штампа, дистрибуира информативни материјал.

Да би постао канцеларијски менаџер, кандидат мора имати кључне вештине потребне за обављање посла, као и одређене личне и професионалне квалитете.

Лични квалитети особе су биолошке и друштвене компоненте које чине његову личност. Биолошке компоненте човек добија од природе, својих родитеља и предака у виду одређеног скупа гена. Социјална компонента - ово је друштвена средина у којој је човек одрастао и одрастао.

Обе ове компоненте обликују карактер и личност, дајући појединцу одређене квалитете, како добре тако и негативне. Обједињавајући све особине личности особе, можете добити објективан, поуздан психолошки портрет.

Позитивне особине личности укључују такве особине карактера као што су:

• поштење;
• истрајност у постизању постављеног циља;
• пажљивост;
• самодисциплина;
• одговорност и организованост;
• напоран рад, упорност;
• унутрашња племенитост;
• објективност;
• друштвеност, љубазност, пријатељски однос према људима;
• прибраност, посвећеност, пажња, тачност;
• бесконфликтност, способност решавања спорова између запослених, оптимизам и позитивност у свему;
• брзоплетост, брза памет, предусретљивост;
• активност, амбиција.

Иза сваке од ових особина личности стоји психичко и емоционално васпитање човека, његово наслеђе, друштвено окружење у коме је одрастао.

Негативне особине личности укључују:

• недостатак монтаже, непажња;
• депресивни поглед на живот, недостатак оптимизма;
• неспособност сабирања мисли на време и доследног решавања постављених задатака;
• агресиван карактер;
• склоност оговарању и интригама.

Пословни квалитети човека су његова способност да обавља одређене радне задатке и функције.

По пословним квалитетима може се судити колико ће кандидат моћи ефикасно да организује свој радни процес, колико ће добро обављати своје радне обавезе. Да би успешно водио канцеларију, кандидат мора да поседује, поред знања и вештина, и одређене пословне квалитете, који укључују:

• образовање, ниво вештина;
• радно искуство;
• брзо учење, прилагођавање у новим условима;
• захтевност према себи и другима;
• способност рада у мултитаскинг окружењу, истовремено решавање неколико питања одједном;
• аналитичко мишљење, способност размишљања флексибилно и ван оквира, извођења тачних закључака, генерализације;
• пословним способностима;
• лидерске вештине;
• спремност за прековремени рад;
• ораторске вештине, вештине дипломатије и убеђивања;
• вештине пословне комуникације.

Професионални квалитети човека су комбинација личних и пословних квалитета, плус све оне вештине које је стекао током своје каријере. У својим професионалним активностима, руководилац канцеларије мора:

• имају одређена знања, вештине и способности у области Канцеларија за управљање;
• професионално примените своја знања и вештине у пракси;
• бити у стању да ради са документима, познају принципе организовања тока докумената, правила за израду архиве;
• бити сигуран корисник рачунара и друга канцеларијска опрема;
• темељно познају процес тока посла, радити са долазном и одлазном поштом, познавати правила за њено регистровање, благовремено доносити одлуке шефа структурним одељењима, пратити рокове за извршење докумената потписаних од стране запослених у компанији, слати одлазну кореспонденцију поштом или курирском службом;
• поседују вештине административног управљања;
• бити у стању да брзо куцате, познају принципе и правила за израду одређених докумената (наредбе, наредбе, упутства, уредбе);
• благовремено располагати корисним знањем (контакти хитних служби, електричар, водоинсталатер, служба за доставу ручка);
• знају стране језике (не увек), иако је у неким предузећима познавање одређеног страног језика основни услов за кандидата, иу овом случају руководилац канцеларије мора течно да говори, чита и пише на страном језику;
• бити у стању да говори и пише компетентно, изразите своје мисли добрим књижевним језиком;
• сопствени вештине пословног бонтона.

Ниједна високошколска установа не предаје занимање канцеларијског менаџера. Можете похађати обуку и добити диплому или сертификат о стручној обуци у буџетским или приватним центрима за обуку, факултетима.

У великим компанијама, по правилу, желе да виде специјалисте на овој позицији само са високим образовањем, мала предузећа могу да ангажују запосленог са средњом или средњом стручном спремом на ово радно место.

Главна ствар на коју сваки послодавац обраћа пажњу је радно искуство на овој позицији, ниво познавања рачунара, познавање канцеларијске опреме и способност рада на њој, познавање основа канцеларијског рада и архивирања, Познавање страних језика.

Да бисте правилно написали животопис и добили жељену позицију, потребно вам је детаљно, али искрено наведите све податке о себи: лични, професионални, пословни квалитети, радно искуство на сличној позицији, степен стручне спреме.

Висина очекиваних зарада ће послодавцу јасно показати шта може да понуди и за шта се кандидат пријављује.

Немојте давати лажне податке о радном искуству, образовању - све се ово може лако проверити, у овом случају ће конкурс за кандидата постати недоступан, он ће једноставно бити одбијен.

Имати фотографију је позитиван тренутак за кандидата, послодавац мора знати чија се биографија разматра. Канцеларијски менаџер је лице компаније, а послодавцу није равнодушно ко ће га представљати.

Обавезно наведите ниво свог образовања, често послодавца за ову позицију узима специјалиста са вишом економском, правном, психолошком или филолошком спремом.

Такве информације ће бити корисне послодавцу.

Када пишете свој животопис, држите се његове структуре:

• лична информација - име, године, контакти;
• лични - одељак се сматра опционим, али је боље да га попуните;
• основне вештине и способности - наведите које канцеларијске програме поседујете, наведите све курсеве освежавања знања, семинаре, обуке, друге додатне обуке које сте завршили;
• радно искуство - наведите све своје праксе, праксе, завршене пројекте, волонтерске програме, хронолошким редом, наведите предузећа у којима сте раније радили, едукације и обуке (одражавају све образовне програме и смерове на којима сте завршили);
• препоруке - у овом одељку наведите имена и контакте особа које вас могу препоручити новом послодавцу и дати позитивну повратну информацију о вама.

Ако се за место шефа канцеларије пријављује кандидат без радног искуства, онда би било боље да овај одељак уопште не укључујете у биографију. Нема потребе да се послодавцу показује недостатак знања и вештина. У овом случају, боље је описати своје личне и пословне квалитете, какво образовање имате основно и додатно (семинари, обуке).

Као радно искуство можете навести индустријску праксу, преддипломску праксу, вештине у организовању конкретних догађаја, учешће на олимпијадама, конференцијама, такмичењима и свим врстама тестова. Ако имате било каквих достигнућа и успеха директно везаних за будући рад, обавезно наведите ове податке у својој биографији.